Laskujen muodostus

Osakuun laskut

Kun lapsi aloittaa tai lopettaa varhaiskasvatuksessa kesken kuukauden, lasketaan osakuun lasku. Tarkalleen ottaen osakuun lasku syntyy, mikäli kuussa on jokin arkipäivä, jolle lapsella ei ole voimassa olevaa maksupäätöstä.

Osakuun laskutus perustuu päivähintaan. Päivähinta lasketaan jakamalla asiakasmaksu kuukauden arkipäivien määrällä, tai kuntakohtaisesti konfiguroitavalla kiinteällä jakajalla (dailyFeeDivisorOperationalDaysOverride, esim. Tampereella 20). Jos kiinteä jakaja on asetettu, laskutus toimii kuin joka kuukaudessa olisi kyseinen määrä arkipäiviä.

Päivähintoja peritään lapselta niin monta kuin kuukaudelle jää yksikön toimintapäiviä aloitus-/lopetuspäivä huomioonottaen. Jos yksikkö tarjoaa vuorohoitoa ja lapsen palveluntarpeessa on valittuna vuorohoito, peritään päivähintaa jokaiselta yksikön vuorohoidon toimintapäivältä, kuitenkin enintään 5 per viikko sekä enintään kuukauden arkipäivien määrä.

Esimerkiksi jos kuun viimeinen päivä on sunnuntai ja lapsi aloittaa päiväyksikössä kuun viimeisen viikon tiistaina, häneltä peritään 4 päivähintaa (ti, ke, to, pe). Jos lapsi on vuoroyksikössä ja palveluntarpeessa on vuorohoito, häneltä peritään 5 päivähintaa (ti-la).

Oikaisulaskut

Jos laskutusperusteisiin tulee muutoksia laskun lähettämisen jälkeen, muodostetaan oikaisulaskuja. Oletuksena oikaisulaskut muodostetaan joka yö, mutta päämiehen sivulla laskut-osiossa on myös painike, josta oikaisulaskujen muodostamisen voi suorittaa kyseiselle päämiehelle. Oikaisulaskuja muodostetaan enintään 12 kuukautta taaksepäin.

Oikaisulaskujen muodostus on oletuksena pois päältä. Sen voi konfiguroida päälle asettamalla ympäristömuuttujan EVAKA_REPLACEMENT_INVOICES_START=YYYY-MM, missä YYYY-MM (esim. 2025-01) määrittää sen kuukauden josta lähtien oikaisulaskuja muodostetaan. Oikaisulaskujen käyttöönotto kestää vuoden, ja tänä siirtymäaikana em. kuukautta vanhemmat muutokset pitää yhä laskea käsin ilman eVakan oikaisulaskuja. Alkupäivämäärä pitää asettaa, koska ilman sitä eVaka ei voi tietää mitkä laskumuutokset on käsitelty jo eVakan ulkopuolella, ja tämä aiheuttaisi suuren määrän turhia oikaisulaskuja.

Muutoksia, jotka aiheuttavat oikaisulaskun, ovat kaikki laskuun vaikuttavat muutokset, eli uudet maksupäätökset, takautuvat muutokset päiväkirjamerkinnöissä ja muutokset hyvitys-korotusriveihin. Oikaisulasku muodostetaan aina, jos tällä hetkellä voimassa olevilla tiedoilla laskun loppusumma eroaa alkuperäisen laskun loppusummasta.

Oikaisulaskut muodostetaan oikaisuluonnos-tilassa. Oikaisulasku merkitään käsitellyksi valitsemalla oikaisun syy, kirjoittamalla mahdollinen muistiinpano, lisäämällä oikaisuun liittyvät liitteet (jos niitä on), ja painamalla merkitse siirretyksi -painiketta. Tämän jälkeen oikaisulasku se siirtyy siirretty-tilaan, ja alkuperäinen lasku siirtyy oikaistu-tilaan. Jos laskutusperusteisiin tulee tulevaisuudessa uusia muutoksia, myös siirretylle oikaisulaskulle voi muodostua uusi oikaisulasku saman prosessin mukaan.

Oikaisulaskuja ei lähetetä laskutusjärjestelmään integraation kautta, vaan oikaisulaskut tulee käsitellä käsin. Suositeltavaa on hyvittää väärä lasku reskontrassa ja luoda kokonaan uusi lasku, mutta oikaisulaskut voi käsitellä myös luomalla asiakkaalla hyvitys/korotusrivejä, jolloin summan muutos otetaan huomioon seuraavissa laskuissa.