Keskusteluaikavaraukset (työntekijät)

eVaka mahdollistaa varattavien keskusteluaikojen tarjoamisen huoltajille erilaisia huoltajatapaamisia varten. Keskusteluaikoja voi tarjota luomalla henkilökunnan käyttöliittymästä ryhmäkohtaisen keskustelukyselyn, kutsumalla siihen joko kaikki tai osan ryhmän lapsista ja luomalla kyselyn alle keskusteluaikoja halutuille aikaväleille.

Keskustelukysely

Keskustelukysely on keskusteluaikoja ryhmittelevä tapahtuma, joka tarjoaa lisätietoja siihen koostettuihin aikoihin liittyen. Keskustelukysely kohdennetaan valittuun ryhmään sijoitettuihin lapsiin ja näytetään heidän huoltajilleen eVakan huoltajakäyttöliittymässä.

Keskustelukyselyn luonti onnistuu henkilökunnan käyttöliittymän Kalenteri-välilehden Tapahtumat-osiosta. Keskustelukysely on aina ryhmäkohtainen, joten kalenterinäkymän ryhmävalinnan tulee kohdistua yksittäiseen ryhmään Keskusteluaikojen hallinta -linkin näkymiseksi. Kyselyn luonti vaatii vähintään yhden keskusteluajan liittämistä kyselyyn. Kyselyä ei julkaista erikseen, vaan työntekijän näkymässä luotu kysely on näkyvillä välittömästi myös huoltajille. Riittävät määrittelyt sisältävän kyselyn voi tallentaa ja lähettää painamalla Lähetä keskusteluajat -nappia. Huomattavaa on, että keskeneräisen tallentamattoman kyselyn tietoja ei säilötä, joten kyselyn tallentamiseksi se tulee lähettää. Kyselyn voi täyttää osissa, mutta on suositeltavaa, että se tehdään mahdollisimman valmiiksi luontipäivän aikana klo. 18:00 mennessä. Tällöin lähetetään uuden keskustelukyselyn ilmoitussähköpostit osallistujien huoltajille.

Perustiedot

Keskustelukysely koostuu aiheesta, lisätietotekstistä, osallistuvien lasten valinnasta sekä kokoelmasta keskusteluaikoja. Asetettu aihe ja lisätietoteksi näytetään huoltajalle keskusteluaikoja varattaessa.

Kyselyn osallistujat

Osallistujien määrittäminen tapahtuu kyselyä luodessa käyttäen luontisivun monivalintaa. Valinta tarjoaa oletuksena kaikki ryhmän lapset luontipäivämäärän sijoitusten perusteella. Valikossa näkyvät lapset suodatetaan kyselyn keston perusteella heti kun kyselyyn on liitetty keskusteluaikoja. Kyselyn kesto määrittyy automaattisesti niille päiville, joille on tarjolla keskusteluaikoja. Kyselyä ei voi kohdentaa varasijoituksen perusteella, vaan se perustuu aina varsinaisiin ryhmäsijoituksiin. Osallistujia voi ryhmän sisällä valikoida yksitellen käyttäen monivalintaa, mikäli kyselyä ei haluta kohdentaa koko ryhmälle. Mikäli kyselyn osallistujavalinta on tehty yksittäisten lasten tasolla, ryhmään kesken kyselyn sijoitettavat lapset eivät tule automaattisesti osallistujiksi. Mikäli taas on valittu koko ryhmä, uudet ryhmän lapset kuuluvat osallistujalistaan ilman erillistä lisäämistä.

Keskusteluajat

Kyselyn luonnin yhteydessä siihen tulee lisätä vähintään yksi keskusteluaika. Keskusteluaikoja muokataan kyselyn sivun alaosassa olevalla kalenterilla. Keskusteluaika on käytännössä kalenteripäivälle lisätty aikaväli, jota tarjotaan varattavaksi huoltajille. Aikavälit voivat olla myös päällekkäisiä. Jokainen keskusteluajan sisältävä päivä lasketaan mukaan kyselyn kestoon.

Kyselyyn luonnissa lisättävät ajat tulevat varattaviksi välittömästi kyselyn lähettämisen jälkeen. Kyselyyn tulisikin luonnin yhteydessä määritellä mahdollisimman tarkat ja kattavat keskusteluajat. Aikoja voi lisätä ja poistaa myös luonnin jälkeen, mutta luodun kyselyn ilmoitussähköpostit kutsuttujen lasten huoltajille lähetetään kun kello on 18 seuraavan kerran luontihetken jälkeen.

Keskusteluaikoja voi lisätä enintään kuuden kuukauden päähän luontipäivästä.

Lähetetyn kyselyn muokkaaminen

Kaikki lähetetyt kysely näytetään ryhmän keskustelukyselylistauksessa. Listauksen kyselyiden tila on joko Lähetetty, mikäli kysely on aktiivinen tai Päättynyt, mikäli kyselyn viimeinen keskusteluaika on menneisyydessä. Kaikkia listauksen keskustelukyselyitä voi muokata tilasta huolimatta. Muokkaamisnäkymään pääsee kyselyä klikkaamalla.

Kaikkia kyselyn tietoja voi muokata, mutta etenkin osallistujia ja keskusteluaikoja muokatessa on syytä huomioida, että varattujen kyselyiden tila riippuu lapsen osallistumisoikeudesta sekä keskusteluajasta. Mikäli lapsi poistetaan osallistujaluettelosta, kaikki tämän keskusteluajat kyselyssä peruuntuvat. Samoin mikäli varattu keskusteluaika poistetaan se peruuntuu. Mikäli taas lisätään uusi keskusteluaika uudelle päivälle, kyselyn kesto laajenee kattamaan myös uuden päivän. Tällöin koko ryhmälle osoitetun kyselyn osallistujiin lasketaan myös lisätyn keskusteluajan päivänä alkavat uudet ryhmäsijoitukset. Kyselyä muokattaessa tapahtuvista keskusteluaikojen varauksista ja peruutuksista lähetetään sähköpostiviesti varauksen lapsen huoltajille. Kyselyn luontiin liittyvää ilmoitusviestiä ei kuitenkaan enää lähetetä uusien osallistujien huoltajille.

Keskusteluaikojen varaaminen ja peruminen onnistuu työntekijäkäyttöliittymässä kyselyä muokkaamalla. Huomioitavaa keskusteluaikojen lisäämisessä ja muokkaamisessa on, että uudet ajat päivittyvät heti näkyviin myös huoltajille. Erillistä sähköposti-ilmoitusta uusien aikojen julkaisusta ei lähetetä, mutta varauksista ja peruutuksista lähetetään vahvistusviesti huoltajille.