-
Notifications
You must be signed in to change notification settings - Fork 0
ECie
Mogelijk is deze informatie niet meer 100% correct, elke pagina wordt later dit jaar gecontroleerd en vertaald.
De ECie onderhoudt en stelt contacten op met bedrijven en is bedoeld om STORMers in contact te laten komen met het bedrijfsleven en geld in de vorm van sponsoring te verdienen voor de vereniging. Als lid van deze commissie kan je erg veel zelf doen. Wel moet de commissaris externe contacten op de hoogte zijn van alle afspraken die gemaakt worden. Als je op het punt staat om afspraken te maken, neem dan even contact op met de commissaris. Om dezelfde reden zullen samenwerkingsovereenkomsten ook altijd door de commissaris extern ondertekend moeten worden. Daarnaast is de administratie erg belangrijk binnen deze commissie. Met deze reden zal bij elk hoofdstuk aangegeven worden wat er geadministreerd dient te worden. Als dit niet wordt gedaan, kan dit later voor grote problemen zorgen. Idealiter hou je ook van alle bedrijven een logboek (simpel tekstbestand voldoet) bij op de ECie-account in de map bedrijven.
In het verleden zijn er vaak dingen fout gegaan met betrekking tot externe contacten. Vaak hing dit samen met een slechte administratie, maar ook vanwege een grote werkdruk. Met deze reden is de Externe Contacten Commissie opgericht, kortweg ECie. Hiermee wordt de druk op de commissaris externe contacten verlicht en ontstaan er vele nieuwe mogelijkheden. Zo is in 2008 door het bestaan van de ECie het mogelijk geweest om een vacaturebank op de STORMwebsite te openen, waarmee het geld wat via bedrijven bij STORM binnenkomt ongeveer is verdubbeld. Kortom, door het nieuwe karakter van de ECie liggen er nog veel mogelijkheden tot verbetering. Ook is de markt voor onze studenten erg groot. Dit alles zorgt ervoor dat er veel ruimte is om je eigen ding te doen binnen deze commissie.
[email protected] beschikt over verschillende e-mailadressen. Het belangrijkste e-mailadres is [email protected]. Ook kan er voor ieder ECie-lid een mailadres alias aangemaakt worden door de commissaris in de vorm voornaamsponsoring@ storm.vu. Tevens is de mailbox opgedeeld in vier verschillende mailboxen en zijn verder de meeste mails gelabeld. Zie het draaiboek van de Commissaris Externe Contacten voor meer uitleg.
Een contact opzetten kan op allerlei manier gebeuren. Regelmatig komen er mailtjes binnen met de vraag naar de mogelijkheden tot promotie bij deze vereniging. Door op al deze mailtjes netjes te antwoorden, ontstaan er vele relaties. Ook komen er vaak posters binnen (posters die zomaar op het prikbord worden geprikt bijvoorbeeld), deze bedrijven zouden ook benaderd kunnen worden. Tenslotte is het nog mogelijk om op zoek te gaan naar relevante bedrijven en deze te benaderen. Blijf altijd alert en spot reclames die te maken hebben met onze studies, deze bedrijven kan je ook zeker benaderen. Een laatste mogelijkheid is nog andere studieverenigingen hun websites bekijken of ze vragen welke bedrijven nog een vereniging zoeken om te sponsoren.
Mocht er vanuit het bedrijf enige interesse getoond worden, loont het vaak de moeite om een persoonlijke afspraak te maken om kennis te maken en de mogelijkheden door te spreken. Dit is echter niet noodzakelijk, via e-mail en telefoon kunnen ook goede contacten worden opgebouwd. Belangrijk bij het opzetten van contacten is dat je een beeld geeft van STORM en haar activiteiten. De mogelijkheden tot promotie komen in van pas nadat het eerste contact gelegd is. Nuttige documenten hiervoor zijn te vinden in de map "ECie/Promotiebestanden".
-
Noteer de contactgegevens op de ECie-account in Contactgegevens.xls, tabblad Algemeen.
-
Label de mailconversatie van het bedrijf waar je mee bezig bent met jouw naam. Stel ook gelijk een filter in bij Gmail dat alle mail van dat bedrijf jouw naam als label krijgt.
Nadat het contact is gelegd, wordt er gekeken op welke wijze de twee partijen samen kunnen werken. Dit houdt vaak in dat STORM banners, advertenties, mailings, borrels of andere promotie gemaakt zal worden, het ligt maar net aan waar een bedrijf geld voor geeft. Echter zijn andere vormen niet uitgesloten. Zo zijn er contacten geweest met bijvoorbeeld de Gamekeeper, waarbij wij een spelletje kregen en hier voor een recensie schreven in de StrotKlep. Ook krijgt TransIP een plek in onze vacaturebank in ruil voor hosting van onze ledendatabase en tyfoon bij hen. Blijf vooral niet steken in de mogelijkheden die in het verleden zijn gebruikt. Bedrijven zijn vaak in voor creatieve idee�en en bereid om daarbij mee te helpen.
- Voor het noteren van afspraken gebruik je het bestand "template contract+factuur" uit de map "ECie/Templates" en kies je diegene voor jouw oce versie.
Let op! Bij verkeerde programma's kan het zijn dat de uitlijning van het STORM logo en de vakken niet goed klopt, check dit met voorgaande facturen. Hiervan vul je alles onder Informatie volledig in, vervolgens moet nog gecontroleerd worden of alles goed is terecht gekomen in de rest van je Excel bestand.
-
Vul vervolgens alle producten in die je verkoopt met de prijs erbij
-
Daarna moet je alle bijbehorende contractvoorwaarden erbij zetten. Deze kan je halen uit het bestand "Template Contractvoorwaarden" Let op! Niet alle voorwaarden staan hierin gespeciceerd en sommige behoeven nog enige aanpassing voordat ze gebruikt kunnen worden.
-
Plaats het contract in de goeie map in "Contracten + facturen - per jaar", doe dit aan de hand van de startdatum van het contract.
-
Stuur het contract op als pdf, doe dit door pagina 1 t/m pagina 1 van de Excel sheet op te slaan als pdf. De factuur is namelijk nog niet van belang.
-
Als laatste moet je het overzicht "Overzicht van Sponsoren" uit de map "Queries & Overzicht" bijwerken met alle gegevens.
- Probeer zo speciek mogelijk te zijn. Indien mogelijk leg tijden vast, uitgaven waarin advertenties worden geplaatst en dergelijke.
*Probeer ondubbelzinnige zinnen te maken. Niets is zo vervelend als onenigheid over een contract.
- Probeer zo uitgebreid mogelijk te zijn. Denk niet bij dingen dat ze logisch zijn, maar schrijf het gewoon op.
Nadat alle afspraken zijn vastgelegd, moet alles nog worden nageleefd. Ga op tijd achter benodigd promotiemateriaal aan, zorg dat je op tijd begint met het promoten van een BrainSTORM. Zorg ervoor dat je netjes je afspraken nakomt en minstens zo belangrijk is het om het bedrijf hiervan op de hoogte te houden. Stuur alle boekjes op waar een bedrijf in adverteert, laat het weten wanneer je een banner hebt toegevoegd. Dit alles laat zien dat je netjes je zaken nakomt en mocht er een keer iets misgaan zal dit waarschijnlijk minder erg gevonden worden.
Zodra alles is voldaan wordt het tijd om het geld te gaan incasseren. Let hierbij op dat de factuur pas opgestuurd moet worden nadat alle contractvoorwaarden zijn voldaan. Let hierbij ook op dat we het geld inboeken op factuurdatum in onze administratie.
-
Houdt in het Excel bestand \Overzicht van Sponsoren" bij welke contractpunten al zijn afgehandeld. Zodra alles is afgerond noteer je dit ook in dat Excel bestand.
-
Na de voltooing van de voorwaarden maak je een factuur m.b.v. het contract van dat bedrijf. Maak een pdf en zorg dat je alleen pagina 3 t/m pagina 3 als pdf opslaat, het contract zelf is namelijk niet meer van belang voor de factuur. Let op! Check altijd nog even of alles klopt op de factuur.
-
Zet het label factuur bij de mail waarin je de factuur stuurt.
-
Check tyfoon eens in de zoveel tijd om te weten te komen of er al betaald is of niet zodat je dit kan bijwerken in je overzicht.
Zodra het geld binnen is, betekent dit niet het einde van een contact. Als alles goed is verlopen is de kans erg groot dat een bedrijf graag verder wil gaan met de samenwerking. Het loont dan ook zeker de moeite om na afloop van een contract contact op te nemen of er interesse is in een verdere samenwerking. Mocht er interesse zijn, houdt dit waarschijnlijk een nieuwe afspraak in of via de mail een discussie over het nieuwe samenwerkingsverband. In dit geval begint de cyclus weer bij het overeenkomen van een samenwerkingsovereenkomts. Om deze reden wil je het liefste bij elk bedrijf een jaar contract afsluiten. Deze zijn makkelijker vol te houden en te evalueren elk jaar.
Sinds kort hebben we de ECie, omdat zij al contact hebben met bedrijven de bedrijfsbezoeken waarschijnlijk ook gaan regelen. Dit is vorig jaar afgesproken maar nog niet in praktijk gebracht. Overleg dus even met de ECie wie de bedrijfsbezoeken gaat regelen. Hieronder verstaan we georganiseerde bezoeken aan bedrijven die eventueel interessant zijn voor studenten uit onze divisie. Elke student vindt het namelijk wel leuk om te weten wat je nou later met je studie kan gaan doen. (vrij vertaald: "waar kom ik terecht na 5 jaar studeren?") Neem contact op met het Bestuurslid Externe Contacten (of laat je bijzitter van het Bestuur dat doen), zodat je weet welke bedrijven dit jaar STORM sponsoren. Dit zullen over het algemeen automatisch de bedrijven zijn die interesse hebben om contact te leggen met hun "toekomstige medewerkers" ...ons dus. De hoofdsponsor moet uiteraard worden vereerd met een bezoekje.
Deze bezoekjes zijn overigens gratis: beide kanten hebben er projt van. Het mag dan wel gratis zijn, zorg er wel voor dat je van tevoren op de hoogte bent van wat het bedrijf gaat vertellen/doen; dan kun je evt. nog kleine wijzigingen voorstellen en heb je tevens handige info voor op de poster. Vaak willen bedrijven van tevoren weten met hoeveel mensen je van plan bent te komen. Het is dus zaak om naast het ophangen van posters ook een inschrijflijst op te hangen bij STORM en hier op de posters naar te verwijzen. Houd er rekening mee dat het corresponderen met bedrijven niet altijd even vlot verloopt. Zorg er dan ook voor dat het iig duidelijk is wie de communicatie met het desbetreende bedrijf onderhoudt; een commissie-lid of het Bestuurslid Externe Contacten. Verder is het een idee om bedrijven uit te nodigen een lunchlezing te geven, waarbij studenten dan onder het genot van wat broodjes naar een spreker kunnen luisteren. De bedrijven mogen dan de lunch betalen.
Slackbot [4 days ago] STORM!