NovaXport henter fakturaer oprettet og gemt i NOVAX-systemet og eksporterer dem til et regnskab oprettet i e-conomic og bogfører dem dér - helt automatisk.
Er kunden/klienten ikke oprettet i e-conomic, oprettes den. Også fakturerede ydelser og produkter, som ikke er oprettet i e-conomic, oprettes automatisk.
NovaXport er et Windows-program, der kører kontinuert på en Windows-maskine, der skal have adgang til NOVAX-systemet og dets oprettede fakturafiler. Disse hentes løbende, registreres og konverteres, hvorefter de sendes til og bogføres i e-conomic.
Flowet er ligefremt:
Én installation af NovaXport kan uden videre håndtere flere klinikker og flere selskaber i e-conomic.
NOVAX-systemet gemmer alle fakturaer i en mappe på serveren, der afvikler NOVAX-systemet for klinikken, i standard OIOUBL-dokumentformatet.
Efter en tidsplan, som i flere intervaller kan justeres fra ét minut til mange timer hen over døgnet, gør NovaXport følgende:
- logger ind på filserveren
- henter den aktuelle fakturaliste
- opdaterer sin egen fakturaliste, som gemmes i en lokal database
- logger ud af serveren
Dette forløb gentages for hver yderligere server, hvis flere klinikker håndteres fordelt på flere servere.
Dernæst eksporteres de fakturaer, der ikke allerede er eksporteret:
- henter fra sin fakturaliste en liste over fakturaer, der ikke er eksporteret
- logger ind på filserveren
- læser den første faktura og eksporterer den til e-conomic
- bogfører fakturaen i e-conomic
- markerer fakturaen i fakturalisten som eksporteret
- fortsætter med at læse, eksportere og bogføre fakturaer, indtil der ikke er flere
- logger ud af filserveren
Dette forløb gentages for hver yderligere server, hvis flere klinikker håndteres fordelt på flere servere.
Til sidst:
- sender efter dagens første kørsel en e-mail til bogholderiet med en liste over tilsyneladende manglende fakturafiler
Manglende fakturafiler defineres som "huller" i fakturanummerserien. Findes fx faktura 110, 111 og 113, anses faktura 112 som manglende.
Manglende fakturafiler skyldes som regel, at der hverken er angivet EAN/GLN- eller CVR-nummer på kunden, og en elektronisk faktura er derfor ikke blevet oprettet. Det korrigeres ved, at man i Novax-systemet føjer et af disse numre til kunden og vælger udskrivning af fakturaen til "økonomifil". Herefter vil NovaXport ved næste kørsel eksportere fakturaen på normal vis.
Til allersidst:
- logger forløbet i Windows Logbog
- holder pause til næste kørsel
De eksporterede fakturaer vil i e-conomic kunne ses på sædvanlig måde, dels i Arkiv under Salg, dels i loggen.
Bemærk, at fakturaerne, som i de fleste tilfælde vil indeholde personfølsomme oplysninger, kun læses og eksporteres. De gemmes på intet tidspunkt på maskinen, der afvikler tjenesten. Kun fakturanummer og -dato og selskabet, fakturaerne hører til, opbevares i fakturalisten.
De nærmere detaljer i installation, konfiguration mv. af NovaXport findes her:
Kontakt Cactus Data for yderligere information om NovaXport.
For hjælp til NovaXport, kontakt Cactus Data Service.
