Annonces administratives
Le 1er septembre 2023, il a été décidé de fonder OpenStreetMap Belgium ASBL par :
- Ben Abelshausen, Sparrenweg 6, 2275 Lille
- Jonathan Beliën, de Smet de Naeyerlaan 230 bus 5, 1090 Jette
- Thierry Jimenez-Scholberg, Quinauxstraat 3, 1030 Schaerbeek
- Joost Schouppe, Kluisbos 31, 1501 Halle
L'organe de gestion est constitué à la création par Jonathan Beliën, Thierry Jimenez-Scholberg et Joost Schouppe.
L'adresse d'OpenStreetMap Belgium ASBL est de Smet de Naeyerlaan 230 bus 5, 1090 Jette.
L'ASBL dispose d'un site web officiel : www.openstreetmap.be L'ASBL dispose d'une adresse e-mail officielle : [email protected] Toute communication à cette adresse par les membres est réputée avoir été valablement effectuée.
L'association porte le nom d'OpenStreetMap Belgium ASBL, abrégé OSM.be
Le siège social est situé dans la Région de Bruxelles-Capitale.
L'ASBL dispose d'un site web officiel et d'une adresse e-mail officielle. Toute communication à cette adresse par les membres est réputée avoir été valablement effectuée. L'organe de gestion peut modifier l'adresse du site web et de l'e-mail, même si elles figurent dans les statuts.
- OpenStreetMap Belgium ASBL est le visage du projet OpenStreetMap en Belgique. L'ASBL soutient le projet en étant un point de contact pour les utilisateurs de données. L'ASBL construit une communauté inclusive de bénévoles et d'organisations qui maintiennent les données cartographiques. L'ASBL défend la vision de la communauté belge OpenStreetMap au sein des structures internationales du projet OpenStreetMap.
- L'ASBL exécute ou soutient des projets indépendants qui peuvent contribuer à la qualité et à l'utilisation des données cartographiques. Cela peut inclure, par exemple, des projets logiciels, un soutien technique, des mapathons et d'autres événements.
- En outre, l'ASBL peut mener toutes les activités qui contribuent directement ou indirectement à la réalisation de son but, y compris des activités commerciales et lucratives dont les revenus seront toujours entièrement destinés à la réalisation de son but.
- L'association ne peut ni directement ni indirectement distribuer ou procurer aucun avantage patrimonial aux fondateurs, membres, administrateurs ou toute autre personne, sauf pour l'objectif désintéressé spécifié dans les statuts. Toute opération contraire à cette interdiction est nulle.
- L'association peut adhérer en tant que club à une autre ASBL poursuivant les mêmes objectifs.
L'association est fondée pour une durée indéterminée.
- L'ASBL vise à avoir le plus grand nombre possible de membres, à condition qu'ils soient actifs au sein de l'organisation.
- Le nombre minimum de membres est de 10.
- Toutes les personnes physiques peuvent devenir membres sur simple demande auprès de l'organe de gestion de l'ASBL. Cet organe clarifie alors les attentes de l'ASBL envers les membres (potentiels) : les noms des membres sont publics, il est attendu que le membre participe aux réunions et s'engage pour l'ASBL. Une fois que le candidat membre confirme qu'il répond à ces attentes, la adhésion devient automatiquement effective.
- L'adhésion est gratuite.
- Les membres ne sont pas anonymes. Il existe une liste publique avec les noms des membres. Il est autorisé mais non obligatoire de publier également le nom d'utilisateur OpenStreetMap sur cette liste. La liste contient également les adresses, mais celles-ci ne sont pas publiées.
- L'adhésion peut être suspendue par l'organe de gestion en cas de non-respect du code de conduite tel que documenté sur osm.be/c_o_c. En cas de suspension, la résiliation de l'adhésion est inscrite à l'ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale.
- Les membres peuvent être considérés comme démissionnaires automatiquement. L'organisation s'attend à une participation minimale de ses membres. Ceux qui ne participent pas à deux Assemblées Générales consécutives (que ce soit en personne ou par procuration) et qui ne s'excusent pas, sont considérés comme démissionnaires.
- L'adhésion peut être résiliée à tout moment par le membre en envoyant un e-mail à l'organe de gestion.
- Les membres ont le droit de vote à l'assemblée générale et pour les élections du conseil d'administration après 60 jours d'adhésion.
- Toute organisation qui soutient la mission d'OpenStreetMap Belgium peut devenir membre affilié.
- L'adhésion commence pour une année à compter de la réception de la cotisation.
- La cotisation est différenciée entre les PME et les autres organisations. À la fondation, elle est de 1000 euros pour les PME et de 2500 euros pour les autres organisations, et peut être doublée au maximum par l'assemblée générale. Le montant peut être ajusté annuellement par décision d'une assemblée générale. La cotisation peut être partiellement payée sous forme de services en nature à l'ASBL, en négociation avec l'organe de gestion.
- La cotisation peut être fixée lors d'une assemblée générale.
- OpenStreetMap Belgium soutient les projets liés à OSM de ses membres, avec des conseils et une promotion interne.
- OpenStreetMap Belgium affiche les logos de ses membres corporatifs lors des événements et sur le matériel promotionnel.
- Les membres corporatifs sont seulement des membres affiliés et n'ont donc pas de droit de vote lors de l'assemblée générale, ni pour l'organe de gestion. Ils peuvent néanmoins participer aux assemblées générales, sauf s'il y a une session fermée.
- L'adhésion peut être résiliée à tout moment par l'organisation. Cependant, la cotisation n'est pas remboursable.
- L'adhésion peut être résiliée par un vote à la majorité des 2/3 lors d'une assemblée générale en cas de non-respect du code de conduite ou d'actions clairement contraires à la mission de l'ASBL.
L'assemblée générale a les compétences suivantes :
- la modification des statuts.
- la nomination et la révocation des administrateurs et la fixation de leur rémunération si une rémunération est accordée.
- l'octroi de la décharge aux administrateurs, ainsi que, le cas échéant, l'introduction de l'action sociale contre les administrateurs.
- l'approbation des comptes annuels et du budget.
- la dissolution de l'association.
- seule l'AG peut exclure un membre, à l'exception de l'exclusion automatique telle que décrite à l'article II.1. Le vote concernant l'exclusion des membres suit les mêmes règles que pour la modification des statuts.
- la transformation de l'ASBL en AISBL, en société coopérative reconnue comme entreprise sociale ou en société coopérative reconnue entreprise sociale.
- effectuer ou accepter un _apport d'une universalité à titre gratuit _ [note : il s'agit d'une déclaration obligatoire, qui concerne l'acceptation des actifs d'une autre ONG ou la cession de l'ensemble de l'ONG OSM.be à une autre ONG]..
- tous les autres cas où la loi ou les statuts l'exigent.
L'assemblée générale annuelle aura lieu au cours des 3 premiers mois suivant la clôture de l'exercice comptable. Les comptes annuels approuvés seront déposés au Greffe dans le mois suivant leur approbation. Une assemblée générale peut être convoquée chaque fois que l'organe de gestion le juge nécessaire ou lorsque au moins un cinquième des membres le demande.
- La date, l'heure et l'ordre du jour doivent être communiqués au moins 30 jours à l'avance. Ceci se fait par e-mail. Des points à l'ordre du jour officiel ne peuvent plus être ajoutés ultérieurement. En cas d'urgence, ce délai peut être réduit à 15 jours, à condition qu'il n'y ait qu'un seul point à l'ordre du jour.
- Une assemblée générale peut se tenir physiquement, numériquement ou de manière hybride.
- L'assemblée générale est valablement constituée si au moins 1/4 des membres sont présents. Au moins un membre du conseil d'administration doit être présent. Lorsque la loi exige un quorum plus élevé pour des décisions spécifiques, celui-ci doit évidemment être atteint.
- Les décisions sont prises à la majorité simple, sauf indication contraire dans ce document ou par la loi. Pour déterminer le dénominateur, nous comptons uniquement les votes valides, à l'exclusion des abstentions. En cas d'égalité des voix, la majorité au sein de l'organe de gestion est déterminante.
- Lors des assemblées générales, les statuts peuvent être modifiés à la majorité des 2/3. Le compteur et le dénominateur sont les présents, à l'exclusion des votes nuls et des abstentions. Cela n'est possible que si au moins 2/3 des membres sont présents. Si ce quorum n'est pas atteint, une nouvelle session peut être convoquée sans exigence minimale de présence.
Chaque membre peut donner un pouvoir à un autre membre en envoyant un e-mail à l'organe de gestion et au destinataire du pouvoir. Un membre ne peut recevoir qu'un seul pouvoir.
La réunion est présidée par l'un des administrateurs présents.
Des tiers peuvent être invités en tant qu'observateurs par l'organe de gestion à l'assemblée générale si cela est dans l'intérêt de l'ASBL.
- Les comptes rendus des assemblées générales sont publiés publiquement sur osm.be/minutes et sont disponibles au siège de l'ASBL.
- L'organe de gestion a toutes les compétences qui ne sont pas légalement ou statutairement attribuées à un autre organe de l'association.
- L'organe de gestion peut mandater des tiers pour des tâches de gestion ou de représentation.
- Il y a toujours au moins et pas plus de 3 administrateurs.
- Seules les personnes physiques membres peuvent être administrateurs.
- Les administrateurs sont élus pour deux ans par les membres (personnes physiques).
- Lorsqu'un poste d'administrateur devient vacant avant la fin de son mandat, les administrateurs restants ont le droit de coopter un nouvel administrateur pour compléter le mandat en cours. La prochaine assemblée générale doit confirmer le mandat de l'administrateur coopté. En cas de confirmation, l'administrateur coopté termine le mandat de son prédécesseur. En l'absence de confirmation, le mandat de l'administrateur coopté se termine après l'assemblée générale, sans préjudice à la régularité de la composition de l'organe de gestion jusqu'à ce moment.
- Les administrateurs peuvent démissionner à tout moment en envoyant un e-mail à l'organe de gestion. Si un administrateur démissionne, de nouvelles élections sont organisées.
- Le mandat d'un administrateur peut être révoqué lors d'une assemblée générale à la majorité simple.
- Le mandat d'un administrateur expire automatiquement à l'expiration du terme, en cas d'incapacité juridique ou de décès.
- Les administrateurs agissent en tant que collège.
- Tous les administrateurs doivent être présents. Un administrateur peut se faire représenter par un autre administrateur par procuration. Un administrateur ne peut représenter qu'un seul autre administrateur. Si un administrateur est absent lors de deux réunions consécutives du conseil d'administration sans procuration et sans excuse, il est considéré comme démissionnaire de plein droit.
- Les décisions sont prises à la majorité simple. Les abstentions sont prises en compte dans le dénominateur.
- Lors de la discussion d'un point à l'ordre du jour où un administrateur présent peut avoir un avantage patrimonial, celui-ci ne peut pas participer à la discussion. L'administrateur doit le signaler lui-même.
- Les procès-verbaux des réunions sont publiés publiquement sur osm.be/minutes. Ils sont signés par le président de la réunion et les membres du conseil d'administration qui en font la demande.
Dans les actes judiciaires, l'association est représentée par deux administrateurs. Pour les actes extra-judiciaires, l'association est valablement représentée par la signature de l'un des administrateurs.
- Les administrateurs sont élus par les membres.
- Les trois candidats ayant obtenu le plus de voix sont élus.
- Une élection n'est valide que si au moins la moitié des membres participent.
- Les élections coïncident avec une assemblée générale. Elles sont mises à l'ordre du jour et donc annoncées 30 jours à l'avance. Pendant 14 jours, les membres qui sont membres depuis au moins 60 jours au moment de l'annonce des élections peuvent se porter candidats. Les administrateurs peuvent faire une exception à cette règle par une décision unanime.
- Les élections peuvent se faire en ligne et de manière anonyme avant l'Assemblée Générale. Le vote est ouvert une fois les candidatures clôturées et reste possible jusqu'à un jour avant l'Assemblée Générale. Le vote se fait via opavote.com ou une plateforme offrant les mêmes fonctionnalités.
Si l'ASBL est dissoute et qu'il reste un actif, celui-ci sera transféré à une organisation successeur, à une autre ASBL belge poursuivant un objectif similaire (ouvert, géo et co-créatif) ou à une autre organisation à but non lucratif liée à OpenStreetMap.
En cas de dissolution volontaire, l'assemblée générale désigne un ou deux liquidateurs et définit leurs compétences.
Chaque année, l'organe de gestion soumet les comptes annuels et le budget à l'approbation de l'assemblée générale au plus tard le 30 juin. La décharge aux administrateurs est accordée par un point à l'ordre du jour distinct. L'exercice comptable va du 1er janvier au 31 décembre de la même année. Les comptes annuels approuvés sont déposés au Tribunal de l'entreprise au plus tard un mois après leur approbation.
Pour tout ce qui n'est pas prévu dans ces statuts, on se réfère au Code des Sociétés & Associations.