- 原文链接：Tips for Running an Online Conference
- 作者：DAN LANGILLE
我从 2002 年开始举办会议，当时我帮助组织了 2003 年的 Open Source Weekend。第二年，我开始了 BSDCan。三年后，PGCon 也开始了。我想我至少组织过 32 场会议，其中两场是线上会议：BSDCan 2020 和 PGCon 2020。
有些人请求我分享我们做了什么、为什么这样做以及结果如何。这基本上是我能记得的所有内容的“脑力倾泻”。通常，我会提到 BSDCan，但除非另有说明，这些提到的内容也可以适用于 PGCon。
我们的选择对我们的会议来说是合适的，但请记住，它们可能不适用于你们的会议。BSDCan 和 PGCon 是开源会议，与其他类型的会议有很大的不同。以下是一些区别：
- 有些人是由雇主派来的，而另一些人则是因为对会议感兴趣而参加，
- 我们的费用比大多数会议便宜——通常的入场费是 $195，半天的教程费用是每次 $75，
- 我们有资金为演讲者报销旅行和住宿费用（这是一个大预算项目，我们理解这非常态），
- 我们提供餐饮服务（早餐、上午和下午的休息时间以及午餐），
- 我们有很棒的赞助商。
我们使用了 Zoom，但参与者参加会议无需安装 Zoom 客户端。我们希望确保这一点。并不是每个人都愿意使用 Zoom，能够通过标准的网页浏览器观看讲座对我们和与会者来说都很重要。对于问答环节，一些演讲者通过手机加入会议，因此即使是这种方式也是一种选择。
与某些会议互动需要 Zoom 客户端，但问答环节通过 IRC（互联网中继聊天）也可以参与。大多数开源用户/开发者都熟悉并使用 IRC。
我们使用 Zoom 做了以下事情：
- 直播讲座及问答环节，演讲者回答问题——这通过 ScaleEngine 进行直播，他们为我们做了广播，
- 演讲者主持的教程——他们希望进行直播——3 个直播教程比 35 个直播讲座要容易得多，
- 开幕和闭幕环节。
我们要求演讲者预录他们的讲座，以减少当天需要解决的技术问题。我们建议演讲者使用 OBS Project 录制。我们的演讲者：录制你的讲座可能对你们的会议演讲者很有帮助。
与会者可以免费收看，不需要注册。
在网上几乎所有之前提供的赞助商福利都消失了。“赞助商”链接仍然存在，但其他一切都不见了——T 恤没有印刷，手提袋也没有分发。
我们尽量保持与往年相同的时间安排：
- 开幕环节，
- 在本地的通常时间开始，
- 三场并行会议，
- 闭幕环节。
我们使用的是本地时间。不管我们做什么，总会有人感到不便，所以我们决定在工作时间内举办会议，以便让我们更容易安排。
所有录音都上传并在稍后免费提供。唯一的缺失是没有提交问题的非与会者。我们使用 ScaleEngine 来播放录制内容。他们能够将所有演讲者的录音转码为不同格式和分辨率。他们创建了一个时间表，并确保广播按时开始。
问答环节对演讲者是可选的，以防某些演讲者的时间不太适合他们本地的时区。我们有志愿者收集问题，并将其放入一个在线库，供演讲者阅读。问题是通过 IRC 频道提交的，每个并行会议有一个频道。有时演讲者会在线并监控 IRC 频道，这使得问题收集库变得多余，但我们还是照做了。
演讲者加入了专门的问答 Zoom 会议，每个并行会议都有一个专门的会议。他们提前知道这个流程如何进行，并且我们通过电子邮件提前通知他们并提供了练习环节，让他们可以测试自己的 Zoom 客户端。演讲者不需要 Zoom 客户端，如果他们喜欢，亦可以通过电话拨入。
问答环节被录制并附加到会议广播的录制中。ScaleEngine 的解决方案允许层次或频道的优先级，我们按重要性顺序选择了：
- 广播录制，
- 问答环节，
- 赞助商视频。
如果广播开始，它会覆盖其他两个内容。当广播结束时，会播放一个简短的赞助商标志视频。如果问答环节超时，下一场演讲将开始。不过，问答环节仍会由 ScaleEngine 继续录制，以供后续使用。
我们决定不收费，因为票务和提供访问权限的复杂性。如果在 2021 年我们收费，可能会有所变化，但这一点仍然开放讨论。
我们能够不收费是因为：
- 我们有赞助商，
- 我们不需要依靠会议收入生活（如果会议是你的生计来源，这一点可能不适用），
- 我们的主要开销（餐饮、旅行、住宿、场地、T 恤、手提袋）都消失了——完全消失了。
我们确实有收费的计划，并且人们本来也会付费。收费范围可能在 $5.00 到 $25.00 之间。我们并不担心人们分享票务，可能会发生，但没什么大不了的。我们相信人们不会滥用这项服务。
我们选择了录制，以减少问题解决的麻烦。我们的演讲者分布在不同地点，并非所有人都拥有良好的网络服务。还有时区问题。演讲者可以在方便的时候录制，我们则可以在方便的时候播出。
我们的隐私政策不允许我们向赞助商提供与会者的详细信息。即使允许，我们也没有要求注册，所以根本不知道与会者是谁。在我们的情况下，我们为赞助商创建了几个专用的 IRC 频道，并将用户引导到这些频道。
不要将会议链接发布到 Twitter 上。机器人会参加，情况会非常糟糕。
让演讲者无后果地取消。录制是不同的，事情会出错。现在有疫情，演讲者和他们的家庭始终优先于会议。毕竟只是一个会议。如果他们取消，感谢他们并祝福他们一切顺利。
我们提前很久就将基于网页的会议链接发布，并仅在我们的网站上发布。每个会议室都有一页，页面上包含通往其他两个会议室的链接。
我们仅在 Zoom 会议开始前发布 Zoom 会议链接。与与会者的主要沟通方式是 IRC。你可以在 Twitter 上发布更新，但不要发布 Zoom 会议链接。正如我提到的，你会遇到机器人。
在 IRC 上，我们有以下频道：
- 一个管理频道，主要供志愿者用于运行会议，
- 一个主频道，命名为会议名称（例如 #bsdcan），
- 每场并行会议都有一个 IRC 频道——相当于会议场地的每个房间有一个频道。
DAN LANGILLE 自 1998 年以来一直使用开源软件。作为一名软件开发人员，Dan 现在全职担任系统管理员。凭借其编写操作指南的背景，你一定能在其中找到一些有用的内容，至少是有趣的内容。在记录他的计算机冒险时，他偶尔会参加会议，而不是主持会议（有时两者会重叠）。他的计算机活动始于渥太华，在新西兰获得了他的第一个开源徽章，现在居住在费城附近，在家工作。