Die Dokumentation der Gastro-App besteht aus der Spezifikation des Funktionsumfangs in Form von User-Stories und einer Reihe an Anleitungen für die wichtigsten Arbeitsschritte. Für all diese Dokumente gelten die unten aufgeführten Definitionen für Nutzergruppen und verwendete Begriffe.
Betreiber:innen führen ein Ladengeschäft oder haben aus anderen Gründen ein Interesse an der Mitnutzung von öffentlichem Raum im Rahmen der Aktion
Verwaltungsmitarbeiter:innen arbeiten Regelpläne aus und prüfen Interessensbekundungen und Anträge um Anordnungen zu erstellen
Administrator:innen konfigurieren und betreuen die laufende Anwendung und ihre Datenflüsse
Anwohner:innen besuchen die Ladengeschäfte im öffentlichen Raum als Kund:innen der Betreiber:innen
Kampagnen werden durch einen Zeitraum und ein Gebiet begrenzt, innerhalb dessen ihnen Anträge, Genehmigungen und Anordnungen zugeordnet werden
Anträge werden von Betreiber:innen gestellt und von Verwaltungsmitarbeiter:innen bearbeitet, die daraufhin Genehmigungen und Anordnungen ausstellen
Sondergenehmigungen erlauben die temporäre Nutzung von Flächen
Verkehrsrechtliche Anordnungen erlauben die Nutzung von Verkehrsflächen
Eine Auflistung der durch die App unterstützten Funktionen findet sich in den User-Stories.
Mit diesen Anleitungen soll für die wichtigsten Aufgaben Schritt-für-Schritt gezeigt werden, was zu beachten ist. Die Anleitungen richten sich insbesondere an die Nutzergruppe der Verwaltungsmitarbeiter:innen.